Um dos cancros da minha empresa são as reuniões constantes e decidi tomar uma atitude quanto a isso.
Pesquisei alguns métodos de liderança de reuniões e encontrei um conjunto de regras interessantes que poderão servir de directrizes de optimização:
- Não aceito convites para reuniões em que a agenda não está claramente definida;
- Aviso logo que entro na reunião que irei sair assim que o tempo alocado para a reunião expirar;
- Se discussões laterais começarem eu interrompo e peço para discutirem o assunto depois da reunião. Se não pararem abandono a reunião pois ela perdeu o seu objectivo inicial;
- As reuniões na minha equipa são no máximo de 22 minutos, eu sei, é pretensioso da minha parte a exactidão dos 22 minutos mas é uma regra que pretendo cumprir;
- Para terem 22 minutos todos tem de trazer os seus tópicos pré-analisados e expô-los de forma expedita e sucinta. Se não o fizerem são informados que terão de apresentar um relatório detalhado após a reunião (ninguém gosta de fazer reports detalhados e por isso todos vem para lá com tópicos bem sumarizados);
- Todas as discussões geram acções para alguém que ficam claramente assignadas; Não há discussões esotéricas ou filosóficas;
- Se for necessária análise de documentação eu envio-a pelo menos 3 dias antes para as pessoas todas reverem;
- Se a reunião começar a ficar demasiado perto do limite peço a todos para se levantarem. Mt rapidamente a reunião entra em velocidade de cruzeiro pq o tuga é preguiçoso e gosta de tar sentadinho a coçá-los... (esta retirei do Agile -
Scrum Standing meetings)
- Ninguém leva laptops ou pode andar de telefone, ou a nova moda, smartphones a brincar durante a reunião;
- O respeito é fundamental - É preciso ouvir primeiro para falar depois!! As reuniões devem ter uma pessoa responsável que tem o direito de mandar calar quem quer que seja se existirem faltas de respeito ou interrupções de um interlocutor ou outro tipo de acções que comprometam o fluxo da reunião;
- As minutas da reunião deverão ser enviadas o mais rápido possível após a reunião. Eu opto por ir escrevendo-as durante a reunião e envio-as o mais tardar, 22 minutos após a reunião ;-)
- E "last but not least" as reuniões começam exactamente á hora marcada, quem chega atrasado não tem direito a resumo e se fizer perguntas sobre coisas que já foram explicadas sera educadamente instruída a ler posteriormente as minutas da reunião e avisada para chegar a tempo na próxima;
Sei que tudo isto parece um pouco tirânico no entanto se vcs vissem ao que chegou o estado de coisas perceberiam pq é necessário controlar o fluxo destas reuniões com regras draconianas.
Não sei se tudo irá resultar mas como tudo na vida o que é preciso é ter objectivos e lutar por eles e pelo menos nesta situação eu sei o que pretendo e vou tentar que sejam seguidas estas directrizes para melhorar o estado das coisas por aqui.
Com menos tempo trancados em salas de reunião o bom humor das pessoas certamente irá aumentar e a produtividade também.
Abração!!
I.
